Müssen Gehaltsabrechnung vom Arbeitgeber in Papierform erstellt werden? Oder reicht es auch, wenn sie dem Arbeitnehmer digital übermittelt bzw. digital erstellt und online bereitgestellt werden?
Mit dieser Frage hatte sich das Bundesarbeitsgericht (BAG) zu befassen. Mit Urteil vom gestrigen Tag (28.1.2025) entschied das Gericht: Lohnabrechnung digital ist ausreichend!
Die Einzelheiten zu diesem wegweisenden Urteil des obersten deutschen Arbeitsgerichts erklären wir in nachfolgendem Beitrag.
Bundesarbeitsgericht: Gehaltsabrechnung digital und online ist ausreichend
Für eine Gehaltsabrechnung ist eine Papierform nicht notwendig. Elektronische bzw. digitale Lohnabrechnungen reichen so – so ein aktuelles Urteil des Bundesarbeitsgerichts.
Das Bundesarbeitsgericht hat unter dem Az. 9 AZR 487/24 mit Urteil vom 28. Januar 2025 entschieden, dass Arbeitnehmer keinen Anspruch auf eine Gehaltsabrechnung in Papierform haben. Arbeitgeber dürfen Gehaltsabrechnungen somit auch ausschließlich elektronisch verschicken.
Immer mehr Unternehmen und Arbeitgeber machen von dieser Form der Gehaltsabrechnung Gebrauch. Die Papierform der Lohnabrechnung ist ein auslaufendes Modell. Der Trend geht zu elektronischen Gehaltsabrechnungen. Darauf müssen sich Arbeitnehmer einstellen.
Was ist eine digitale Gehaltsabrechnung?
Werden Gehaltsabrechnungen digital verschickt, so geschieht dass oft dadurch, dass sie elektronisch in einem passwortgeschützten Mitarbeiterportal zur Verfügung gestellt werden oder mittels verschlüsselter Email versendet werden.
Mitarbeiterportale werden ebenfalls von immer mehr Unternehmen eingerichtet. Dort werden nicht nur Gehaltsabrechnungen, sondern auch andere Personaldokumente für die Arbeitnehmer onlin bereitgestellt.
Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts ist hiergegen nichts einzuwenden.
Erfüllt eine elektronische Gehaltsabrechnung die vom Gesetz geforderte Textform?
Ja, auch eine digitale Gehaltsabrechnung erfüllt die Textform, die von manchen Gesetzen, wie etwa von § 108 Abs. 1 S. 1 Gewerbeordnung, gefordert wird. Textform ist eben nicht Schriftform und fordert somit kein Schriftstück, also einen gedruckten oder handgeschriebenen Text auf Papier.
Wenn ein Arbeitnehmer keinen Zugang zu der entsprechenden Technik hat, sein digitales Postfach im Unternehmen abzurufen, so muss der Arbeitgeber dies im Betrieb ermöglichen. Das schließt die Möglichkeit ein, dort einen Ausdruck zu erstellen.
Arte der Gehaltsabrechnung vertraglich geregelt
Die Art der Zurverfügungstellung von Dokumenten ist größtenteils im Arbeitsvertrag geregelt. Möglich ist auch eine Regelung in einer Betriebsvereinbarung. Bei letzterem ist keine zusätzliche Einverständniserklärung des Arbeitnehmers zur elektronischen Datenübermittlung notwendig.
Quelle
Pressemeldungen zum Bundesarbeitsgericht
Simon Overberg ist Journalist aus Leidenschaft. Bereits vor seinem ersten Volontariat engagierte er sich im sozialen Bereich. Nach seinem Journalismus-Studium arbeitete er bei verschiedenen Zeitungen. Er absolvierte einen Master in Fachjournalismus. Seit mehreren Jahren schreibt er für buerger-geld.org bzw. die Schwesterplattformen.
